Stadsklassen - GO4BRUSSELS

Reglement Stadsklassen GO!4 Brussels

 

Vijfdaags verblijf met maaltijdvoorziening

 

De organisatie van Stadsklassen in Brussel door GO!4 Brussels wordt opgesplitst in 3 onderdelen: algemene administratieve bepalingen, het verblijf in De Tuinen en de activiteiten gedurende het verblijf. Dit reglement beslaat deze 3 delen (zie respectievelijk deel 1, 2 en 3).

 

1 Algemene administratieve bepalingen

 

Reservatie- en betalingsvoorwaarden

 

• Zodra GO!4 Brussels het ingevulde inschrijvingsformulier Stadsklassen GO!4 Brussels heeft ontvangen, wordt een reservatiecontract op basis van de gegevens uit het inschrijvingsformulier, het reglement, een deelnemerslijst en een voorlopig programma toegestuurd.
• Het reservatiecontract en de voorlopige deelnemerslijst van de stadsklassen wordt uiterlijk 2 weken na ontvangst terugbezorgd aan GO!4 Brussels. Het in het contract bepaalde voorschot wordt uiterlijk 3 weken na ontvangst van het contract betaald, zo niet vervalt de reservatie. De overeenkomst is pas geldig na ondertekening van het reservatiecontract en na betaling van het voorschot.
• Het voorschot bedraagt 20% van het verschuldigde bedrag, berekend op de basisprijs van 115€(BaO)/120€ (SO) per betalende deelnemer.
• Twee maand vóór het verblijf wordt het saldo betaald.
• De begeleiders betalen niet voor de stadsklassen (1 begeleider per 10 deelnemers)
• Na het verblijf in De Tuinen wordt binnen de 14 dagen een eindafrekening toegestuurd, rekening houdend met het reëel aantal deelnemers en de bepalingen verder in dit reglement.
• De betalingen gebeuren via overschrijving naar rekeningnummer 435-4588881-85 op naam van Stadsklassen GO!4 Brussels, met vermelding BA2074
• Bij elke betaling wordt de verblijfsdatum en de naam van de school vermeld.
• Een nieuwe reservatie is slechts mogelijk als alle aangemaande facturen van GO!4 Brussels betreffende vorige verblijven en/of activiteiten betaald zijn.

 

Annuleringsvoorwaarden

 

• Bij annulering meer dan 3 maanden vóór het verblijf, wordt het voorschot terugbetaald exclusief 100€ administratiekosten plus de reeds gemaakte kosten.
• Bij annulering tussen 3 maanden en drie weken vóór het verblijf wordt het voorschot ingehouden,alle effectief gemaakte kosten worden aangerekend en 100€ administratiekosten.
• Bij annulering minder dan 3 weken vóór het verblijf wordt de totale kostprijs betaald, berekend op basis van het reserveringscontract.
• De annulering wordt doorgegeven aan de verantwoordelijke van de stadsklassen (Karin Matthys).

 

Verzekering / Aansprakelijkheid

 

• De ondertekenaar van dit reglement verzekert voldoende de aansprakelijkheid van de individuele leden, van de begeleiders en van de groep als geheel, tegenover GO!4 Brussels, tegenover derden en onderling. De ondertekenaar verzekert eveneens de deelnemers en begeleiders voor lichamelijke letsels opgelopen bij het betreden van installaties of ruimten van De Tuinen (al dan niet rechtmatig), of door brand.
• De ondertekenaar en de organiserende instantie nemen de volledige verantwoordelijkheid voor de deelnemers op zich. GO!4 Brussels is aansprakelijk voor ongevallen of schade ten gevolge van gebruik van installaties of materiaal in de gebouwen, noch door haar, noch door/naar derden.

 

2 Het verblijf in De Tuinen

 

Registratie door groepsverantwoordelijke

 

·          Om alles vlot te laten verlopen wordt gevraagd dat de groepsverantwoordelijke zich op de dag van aankomst aanmeldt in De Tuinen en dit tot ten laatste 16.30 u. De verantwoordelijke van de Tuinen brengt de groepsverantwoordelijke op de hoogte van de veiligheidsvoorschriften, het reglement, de alarminstallatie, de nooduitgangen ….

·         Bij aankomst geeft de groepsverantwoordelijke de definitieve deelnemerslijst met de kamerverdeling aan de verantwoordelijke van de stadsklassen. Deze lijst zal gebruikt worden bij een eventuele evacuatie.

·         Samen met de verantwoordelijke voor de stadsklassen controleert de groepsverantwoordelijke vóór de ingebruikname de ter beschikking gestelde ruimtes, het materiaal alsook het ter beschikking gesteld didactisch materiaal. Zonder kennisgeving wordt alles verondersteld in goede staat te zijn.

·         De groepsverantwoordelijke krijgt de sleutels in een sleutelenveloppe. Deze enveloppe bevat volgende documenten: de inventaris van het didactisch materiaal, het huishoudelijk reglement, het drankafrekeningsformulier, het evaluatieformulier en naamkaartjes voor de slaapkamers.

 

Aankomst van de groep

 

·         De kamers en de gemeenschappelijke ruimtes zijn pas toegankelijk vanaf 12 u.

·         Mits voorafgaand overleg wordt een bagageruimte ter beschikking gesteld.

·         De groepsverantwoordelijke organiseert zelf het onthaal van de deelnemers.

 

Slaapkamers

 

·         Het gebruik van matrasbeschermer, lakens, kussensloop is verplicht. Een volledige set is ter beschikking in elke kamer.

·         De kamers worden best goed afgesloten. GO!4 Brussels zal in geen geval tussenkomen bij schade of diefstal van materiaal en/of persoonlijke bezittingen.

·         Roken, alcohol en andere roesmiddelen zijn ten strengste verboden.

·         Het aanbrengen van nietjes, spijkers, plakband, … is verboden op muren en deuren in het gebouw.

·         Bij afwezigheid of vertrek worden alle ramen gesloten en de verwarming uitgedraaid.
’s Nachts worden alle lichten gedoofd.

·         Tussen 22 u en 7 u wordt ieders nachtrust gerespecteerd.

 

De maaltijdvoorzieningen

 

·         GO!4 Brussels staat in voor alle maaltijden vanaf het avondmaal op de dag van aankomst tot het middagmaal van de dag van vertrek. Voor een volledige dag omvat dit: ontbijt, tussendoortje, middagmaal, vieruurtje en warm avondmaal.

·         Eventuele wensen aangaande de maaltijden (allergieën, vegetariërs, …) worden vermeld, op het inschrijvingsformulier van de stadsklassen GO!4 Brussels, zo niet wordt het gewone dagmenu geserveerd.

·         Het ontbijt en het avondmaal in De Tuinen worden verzorgd door het personeel van De Tuinen. Het opruimen en het lunchpakket maken gebeurt door de gasten.

·         Water staat gratis ter beschikking. Het verbruik van drank zoals frisdrank, fruitsap wordt afgerekend bij de eindafrekening. De begeleiders van de groep zijn verantwoordelijk voor het tellen van het effectieve drankgebruik. Deze telling wordt genoteerd op een drankafrekeningsformulier. Na het verblijf wordt het drankafrekeningsformulier afgegeven in de sleutelenveloppe.

·         Indien men niet of onvoldoende tot registratie is overgegaan, wordt de telling of schatting door GO!4 Brussels als enig geldend beschouwd.

·         Picknickplaatsen tijdens de activiteiten in Brussel worden vastgelegd door GO!4 Brussels. De keuze ervan is afhankelijk van het programma van de stadsklassen en het weer.

 

Toegang / Toezicht / verantwoordelijkheid

 

·         De toegangspoort mag enkel voor eigen groepsleden geopend worden.

·         De verantwoordelijke opent bij sleutelverlies van de groepsleden zelf de slaapkamerdeuren. De verantwoordelijke heeft hiervoor een loper ter beschikking. De conciërge wordt hiervoor in geen geval gestoord.

·         De begeleiders houden vanaf het begin permanent toezicht op de groep. De groepsverantwoordelijke overnacht mee in het gebouw. Zij nemen de volledige verantwoordelijkheid voor de groep op zich. De begeleiders vervullen de onthaal- en receptiefunctie bij kleine problemen met de deelnemers.

·         GO!4 Brussels is niet aansprakelijk voor diefstal of verlies van goederen.

·         GO!4 Brussels is niet aansprakelijk voor het internetgebruik van de leerlingen.

·         De groepsverantwoordelijke zorgt er te allen tijde voor dat de groep zich niet op andere verdiepingen en in de ruimtes voorbehouden voor de internen of op tijdelijke constructies (vb. stellingen) begeeft. De gangen zijn voorzien van een alarm. Indien het alarm in werking treedt zonder dat er een gegronde reden is, wordt een compensatievergoeding van 25€ bij de eindafrekening gevoegd. Bij herhaling van het voorval wordt een compensatie van nog eens 100€ aan de eindafrekening toegevoegd.

·         De groepsverantwoordelijke zorgt ervoor telefonisch bereikbaar te blijven via GSM gedurende het hele verblijf. Het GSM-nummer wordt ingevuld op het inschrijvingsformulier. (Dit om bereikbaar te blijven in geval van nood.)

·         De verhuurder heeft het recht om voor het beheer van De Tuinen de kamers te betreden (vb. voor dringende herstellingen of werken of omwille van de veiligheid).

 

Noodsituaties /Schade

 

·         De gebruiker houdt alle nooduitgangen vrij.

·         De groepsverantwoordelijke brengt de begeleiders op de hoogte van de veiligheidsvoorschriften.

·         Bij brand is het verzamelpunt het basketbalveld.

·         De groepsverantwoordelijke zorgt zelf voor EHBO-materiaal.

·         Een lijst met telefoonnummers van dokters, apothekers, ziekenhuizen en het noodnummer hangt in de kamers van de begeleiders.

·         De groepsverantwoordelijke signaleert ontbrekende, beschadigde of niet functionerende zaken zo vlug mogelijk aan de verantwoordelijke voor de Stadsklassen. De gebruikers zijn aansprakelijk voor elke schade die ze aan personen, materieel, beplanting en gebouwen veroorzaken.

 

Tegensprekelijke vaststellingen

·         De groep kan vragen dat een verantwoordelijke van de Stadsklassen samen met de beheerder van De Tuinen en een verantwoordelijke van de groep een tegensprekelijke inventaris opmaakt van de staat van het lokaal en eventuele tekorten of schade. Omwille van de extra administratieve en werkingskosten, rekent GO!4Brussels een forfaitair bedrag aan van 50€. Als de groep vooraf geen tegensprekelijke inventaris heeft gevraagd, impliceert dit dat de groep akkoord gaat met eventuele kosten voor schade en tekorten die GO!4Brussels aanrekent.

 

Vertrek

 

·         Bij vertrek worden de kamers vóór 10 u ontruimd, zo niet wordt er per gebruikte kamer 10€ aangerekend.

·         De kamers worden netjes achtergelaten. Voor afval staan er containers op de parking. Gele container = papier en karton. Grijze container = restafval. Glas apart verzamelen in een kartonnen doos.

·         De verantwoordelijke voor de stadsklassen controleert samen met de groepsverantwoordelijke de gebruikte infrastructuur en het didactisch materiaal.

·         Mits voorafgaand overleg wordt een bagageruimte ter beschikking gesteld.

·         Sleutels worden in de oorspronkelijke enveloppe afgeven bij vertrek  samen met de inventaris van het didactisch materiaal, het drankafrekeningsformulier en het evaluatieformulier.

 

Eindafrekening: verlies- en schadevergoedingen

 

·         Als na vertrek uit de controle van de inventaris van didactisch materiaal blijkt dat er voorwerpen verdwenen zijn, worden deze tegen aankoopprijs verrekend in de eindafrekening.

·         Elke vorm van schade aan materiaal en infrastructuur wordt integraal aangerekend tegen nieuwe aankoop- en herstellingswaarde en verrekend in de eindafrekening.

·         Uitzonderlijke schoonmaak kost 20€ per uur en wordt verrekend in de eindafrekening.

·         Voor elke sleutel die zoekraakt, wordt 15€ verrekend in de eindafrekening.

 

3 Het activiteitenprogramma

 

·         GO!4 Brussels staat in voor de samenstelling van het programma tijdens het verblijf in Brussel. Het betreft alle activiteiten tijdens de voor- en namiddag, vanaf de dag van aankomst tot de vertrekdag voor zover die het budget niet overschrijden. Hierbij wordt rekening gehouden met het uur van aankomst en het vertrekuur, zoals vermeld op het inschrijvingsformulier Stadsklassen GO!4 Brussels.

·         Stadsklassen GO!4 Brussels doet een aantal voorstellen voor mogelijke intra-muros avondactiviteiten en stelt hiervoor ook het nodige materiaal ter beschikking.

·         Bij het contract Stadsklassen GO!4 Brussels vindt u een voorbeeldprogramma voor het verblijf in Brussel. Het definitief programma wordt vóór het verblijf (per brief of e-mail) opgestuurd naar de groepsverantwoordelijke en/of andere begeleiders. Zij krijgen tevens meer informatie en eventueel voorbereidend materiaal bij deze activiteiten.

·         De meeste activiteiten uit dit programma worden ingericht door andere instellingen en organisaties dan GO!4 Brussels. Het spreekt voor zich dat GO!4 Brussels onder geen beding verantwoordelijk is voor eventuele ongemakken tijdens deze activiteiten. GO!4 Brussels staat in voor de boeking en betaling van de activiteiten.

·         Alle verplaatsingen in Brussel gebeuren te voet of met het openbaar vervoer. GO!4 Brussels staat in voor de aankoop van alle nodige vervoerbewijzen binnen Brussel.

 

Als een groep de leefregels niet naleeft, is GO!4Brussels gemachtigd om aan elk verblijf een einde te maken. De kosten voor de gereserveerde periode blijven niettemin verschuldigd.

 

Alle geschillen zullen beslecht worden door de bevoegde rechtsmacht van het gerechtelijke arrondissement Brussel en volgens Belgisch recht.

 

Door het reservatiecontract te tekenen en terug te sturen, verklaart de groepsverantwoordelijke dit reglement ontvangen te hebben en de hierin opgesomde bepalingen te kennen en na te leven.